GPS i firmabiler
I 2016 kom det nye skatteregler som i praksis sier at hvis man vil unngå å bli sjablongbeskattet for firmabilen, må man ha elektronisk kjørebok. De fleste installasjonsbedrifter med firmabiler har nå innført GPS i bilene. Det som er viktig da er å avtale med bedriften om hvordan dette skal brukes.
Den elektroniske kjøreboken samler inn personopplysninger om den enkelte ansatt og er derfor omfattet av personopplysningsloven. Overvåkning av ansatte via GPS i bil kan også sees på som et kontrolltiltak, og er derfor omfattet av Arbeidsmiljølovens kapittel 9.
Den anbefales at alle klubber lager en avtale med bedriften om innsamling og bruk av opplysningene hentet inn fra GPS’en. Her er det flere momenter som bør avtales, slik at det blir klart for både de ansatte og bedriften hva som gjelder.
Les videre om:
- Formål med opplysningene
- Bruk av opplysningene til andre formål enn det som er avtalt
- Bare nødvendige opplysninger
- Tilgang til opplysningene
- Informasjon til de ansatte
- Lagring av personopplysninger
- Eksempel på avtale om elektronisk kjørebok
- Datatilsynet
All innsamling av personopplysninger skal ha et gitt formål. Og dette formålet må komme klart frem til de det samles inn opplysninger om. Opplysningene skal ikke brukes til andre formål enn det som er angitt. Det er derfor viktig å skrive inn et tydelig formål i avtalen.
Fra personopplysningsloven artikkel 5 punkt b):
Personopplysninger skal samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål og ikke viderebehandles på en måte som er uforenelig med disse formålene…
Som oftest er formålet til en GPS i bilen å ha dokumentasjon til skattemyndighetene over yrkeskjøring og eventuell privat kjøring. Hvis man er enige om at dette er det eneste formålet, kan ikke bedriften bruke opplysningene til andre formål, slik som å sammenstille det med timeliste, kontrollere når vedkommende er hvor osv.
Noen bedrifter vil gjerne ha med flere formål for GPS’en. For eksempel:
- Kontrollere riktig bruk av yrkesbilen
- Begrense unødvendig bruk
- Effektivisere bilparken
- Overvåke ansatte
Selv om bedriften har mulighet til å samle inn opplysninger og bruke det til forskjellige formål, vil det ikke si at de har rett til det. Formålene skal være saklige, relevante og begrenset til det som er nødvendig. Det betyr at arbeidsgivers styringsrett begrenses av saklighetskravet.
Bruk av opplysningene til andre formål enn det som er avtalt
Loven sier klart at personopplysninger kan kun brukes til det avtalte formålet.
Et eksempel på brudd på dette er når arbeidsgiver bruker data fra GPS’en til å kontrollere de ansattes timelister, selv om GPS’en er satt inn i bilen med det formål å dokumentere at kjøretøyet er blitt kjørt i jobbsammenheng. Arbeidsgivers sammenstilling av slike timelister opp mot data fra GPS’en er en behandling som er uforenelig med det opprinnelige formålet.
Opplysningene som samles inn skal kun være relevante i forhold til å oppnå det angitte formålet. Hvis formålet med elektronisk kjørebok er å ha dokumentasjon ovenfor skattemyndighetene, holder det med opplysninger om hvor man kjørte og antall kilometer.
Leverandørene av elektronisk kjørebok kan også tilby at det lagres opplysninger som kjørehastighet, hvor hardt man bremser, krenging i svingene osv. Dette vil være opplysninger som ikke er relevante i forhold til formålet, og skal ikke samles inn.
Det samme gjelder flåtestyring. Altså at arbeidsgiver kan overvåke firmabilene i real-time. Dette vil være å gå ut over formålet med dokumentasjon til skattemyndighetene.
Den enkelte har rett til fullt innsyn i personopplysninger som er lagret om seg selv. Man skal også få vite hvordan opplysningene behandles og hva de skal brukes til. Ref. Personopplysningsloven artikkel 15.
Se også Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale når det gjelder arbeidsgivers rett og mulighet for innsyn. Her er det listet opp vilkår for når og hvordan innsyn kan skje.
Les mer om din rett til innsyn hos Datatilsynet.
Alle ansatte som det samles inn personopplysninger om, skal ha informasjon om dette. Det er bedriftens ansvar å gi denne informasjonen. Fordelen med å skrive en avtale mellom bedriften og klubben, er blant annet at det blir klart for alle parter hvilken informasjon som samles inn og hva den skal brukes til.
Fra Personopplysningslovens artikkel 12 punkt 1:
Bedriften (behandlingsansvarlig) skal fremlegge for de ansatte (de registrerte) informasjon om behandlingen på en kortfattet, åpen, forståelig og lett tilgjengelig måte og på et klart og enkelt språk.
Opplysningene skal lagres på en måte som sikrer at ikke uvedkommende får tilgang.
Personopplysninger skal ikke lagres lengre enn det som er nødvendig for å oppnå formålet. Hvis formålet er å ha dokumentasjon ovenfor skattemyndighetene, vil bokføringsloven bli gjeldende. Loven angir at regnskapsmateriale skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. Ref. Bokføringslovens § 13.
Eksempel på avtale om elektronisk kjørebok
Fagforeninga har laget et utkast til hvordan en avtale om elektronisk kjørebok kan se ut. Det anbefales at alle klubber skriver en avtale som regulerer innsamlingene av personopplysninger fra GPS.
Eksempel på avtale: Avtale om GPS i firmabil (forslag til avtale)
Datatilsynet har lagt ut en del relevant informasjon om dette. Les mer på følgende linker: