Møter i klubben

På denne siden kan du lese om hvilke møter klubben skal ha og hvordan de skal gjennomføres. Du finner også eksempler på innkallinger, referater og protokoller.

Videre kan du lese om:

Bilde fra klubbmøte i Vintervoll 4.4.2018

 

Årsmøte

Årsmøte er klubbens høyeste myndighet og skal normalt avholdes én gang per år. Man kan også avholde ekstraordinære årsmøter hvis behov. Er man en ny og uerfaren klubb, er det viktigste å få avholdt årsmøte. Men alle klubber bør tilstrebe å gjennomføre årsmøte i henhold til EL og IT Forbundets vedtekter (se § 2.2.6).

Vedtektene sier at….

…årsmøte skal avholdes innen utgangen av februar.

…årsmøte skal varsles (kunngjøres) medlemmene med 6 ukers varsel, med foreløpig dagsorden.

…forslag til årsmøte må sendes styret senest 4 uker før.

…endelig dagsorden med styrets innstilling til alle saker sendes ut senest 2 uker før.

 

Hensikten med disse reglene er at medlemmene i god tid skal få vite tidspunktet for møtet, og ha tid til å sende inn saker de ønsker tatt opp. Styret må ha tid til å se på alle innkommende saker, og komme med en innstilling på hva de mener i god tid før møtet slik at medlemmene får informasjon om det. Det er kun saker som står på dagsordenen som sendes ut 2 uker før møtet som kan behandles på et årsmøte. Punktet «eventuelt» skal ikke være med på årsmøte.

Sakene som skal behandles på årsmøte i henhold til vedtektene er:

  1. Årsberetning
  2. Regnskap
  3. Innkommende forslag
  4. Valg

 

Eksempel på kunngjøring av årsmøte: Kunngjøring av Årsmøte i Montørklubben

Eksempel på endelig dagsorden til årsmøte: Innkalling Årsmøte i Montørklubben

Årsberetning er et skriv med oversikt over hvem som har hatt verv og hvilken aktivitet som har vært i klubben i perioden siden sist årsmøte. Det er klubbleder i samarbeid med styret som skriver årsberetningen. Årsberetningen legges frem for medlemmene på årsmøte og vedtas der.

Eksempel på årsberetning: Årsberetning Montørklubben

Regnskap legges frem hvis klubben har egen klubbkonto. Fagforeninga anbefaler at klubbene har egen klubbkonto og er registrert i Brønnøysundsregisteret. Årsmøte kan vedta hvor mye som skal betales inn i klubbkontingent. F.eks. at alle medlemmene betaler inn 50 kr per måned. Regnskapet som legges frem må vise hvor mye penger som er kommet inn, hvor mye som har gått ut og hva det er brukt på.

Eksempel på regnskap: Regskap for klubben

Innkommende forslag kan være «hva som helst» som gjelder klubben. Her er det mulighet for alle medlemmer å komme med forslag. Til årsmøte er det viktig at styret har en innstilling til alle innkommende forslag, slik at årsmøte kan stemme over dette. Medlemmer på årsmøte kan komme med andre forslag til vedtak enn det styret har innstilt på.

Eksempel på innkommende forslag: Innkommende forslag årsmøte

Valg. Det er en fordel om klubben i god tid før årsmøte har valgt en valgkomité. Valgkomitéens oppgave er å komme med et helhetlig forslag til valg av alle vervene klubben ønsker å ha. Leder, nestleder, sekretær og styremedlemmer bør velges for 2 år av gangen, men slik at halvparten er på valg hvert år. Dette er med å sikre en viss kontinuitet i klubben. Men det er årsmøte som kan vedta valgperioder. Det er fullt mulig for medlemmene å komme med benkeforslag mot valgkomitéens innstilling på årsmøte. Benkeforslag betyr at man kommer med et annet forslag under møtet på en kandidat enn det valgkomitéen har foreslått. Les her om hvilke verv fagforeninga anbefaler at klubben har: fagforeninga.no/vedtekter/#Rutiner

Eksempel på valgkomitéens innstilling: Valgkomiteens innstilling årsmøte

 

Gjennomføring av årsmøte

Før møtet er det lurt om styret blir enige om hvem som skal være dirigent og sekretær. Det kan også være lurt å foreslå noen regler for gjennomføring av møtet. Slike regler kalles «Forretningsorden». Man må ikke ha dette, men det kan være lurt i større klubber slik at alle vet på forhånd hva reglene er før man kommer på møtet.

Eksempel på forretningsorden: Forslag forretningsorden

Dirigent er en person som skal lede møtet og styre hvem som skal ha ordet. Er det mange saker og man forventer en del debatt, kan det være en fordel om det ikke er klubbleder som er dirigent. Da vil ofte klubbleder måtte delta aktivt i debatten, og det er da bedre at andre styrer ordet som f.eks. nestleder.

Sekretær skal skrive protokoll fra årsmøte. Protokollen skal inneholde saksliste, hva sakene dreide seg om og hvem som tok ordet til saken. Protokollen skal inneholde vedtak på alle saker.

Eksempel på protokoll fra årsmøte: Protokoll årsmøte montørklubben

Åpning

Det er vanlig at klubbleder åpner møtet og ønsker velkommen. Klubbleder redegjør for nå kunngjøringen av årsmøte ble gjort, når endelig dagsorden med alle saker ble sendt ut og åpner for tilbakemeldinger på dette. Hvis ingen medlemmer har innvendinger, er møtet lovlig satt.

Konstituering

Kontituering betyr at man fordeler roller og ansvar for årsmøte. Klubbleder foreslår personer til dirigent og sekretær, og foreslår forretningsorden (hvis man har dette). Hvis årsmøte er enige i forslaget,  overlater klubbleder ordet til dirigenten (hvis dette er en annen person).

Årsberetning

Det er vanlig at klubbleder legger frem årsberetningen. Man kan lese den opp, eller redegjøre for den på annen måte. Etter at årsberetningen er lagt frem for medlemmene, åpnes det for debatt og spørsmål. Medlemmene kan komme med forslag til endringer i årsberetningen. Årsberetningen skal vedtas av årsmøte.

Regnskap

Det er vanlig at kasserer legger frem regnskapet. Man viser medlemmene hvor mye penger man har fått inn, hvor mye som har gått ut og hva pengene er brukt til. Etter at regnskapet er fremlagt, åpnes det for debatt og spørsmål. Årsmøte skal vedta regnskapet.

Innkommende forslag

Dirigenten legger frem de innkommende forslagene. Det kan være hensiktsmessig at de som har kommet med forslagene får redegjøre for disse. Styret må redegjøre for hvorfor de har kommet frem til innstillingen de har foreslått. Det åpnes så for debatt og spørsmål. Medlemmene har mulighet til å komme med andre forslag til innstilling enn det styret har foreslått. Etter debatten stemmes det over hvert forslag. Det stemmes over om medlemmene er enige i styrets innstilling eller om de vil stemme for eventuelle andre forslag til innstillinger som har kommet på møtet.

Valg

Valgkomitéen redegjør for sitt arbeid og legger frem sitt forslag til valg på alle verv i klubben. Det åpnes for spørsmål og debatt. Medlemmene har mulighet til å komme med benkeforslag på valget. Dirigenten gjennomfører selve valget. Hvis det har kommet benkeforslag, skal det stemmes over om medlemmene er enige i valgkomitéens innstilling eller benkeforslaget.

 

Klubbmøte

Klubben må ha klubbmøter etter behov. Behovet varierer ut i fra størrelsen på klubben og hvilke saker som pågår i klubb/bedrift. Fagforeninga anbefaler at man har minst 2 klubbmøter i året.

Klubbmøte i Elteam 11.4.18

Det er en stor fordel for klubbledelsen å forankre viktige saker i klubben. Eksempler på dette er lønnsforhandlinger, permitteringer, nedbemanning og betydelig omorganisering i bedriften. Forhandlingsutvalget og tillitsvalgte vil få en mye større ryggdekning for sine krav/syn i saker ovenfor bedriften om dette er diskutert og vedtatt på et klubbmøte.

Innkalling til klubbmøte

Det finnes ikke noen regler på hvordan og når man skal kalle inn til klubbmøte slik som årsmøte. Men man bør ordne med innkallingen i så god tid at medlemmene har mulighet til å komme. Man må tenke gjennom tidspunkt og sted for møte for å flest mulig medlemmer til å møte. Er det best å ta møtet rett etter arbeidstid på bedriften eller passer det bedre senere på ettermiddagen slik at man får hentet i barnehage osv. Man bør servere mat på klubbmøte. Fagforeninga gir noe støtte til servering på klubbmøte. Hele styret må bidra til å få flest mulig medlemmer til å stille på møtet.

Eksempel på innkalling til klubbmøte: Innkalling klubbmøte i Montørklubben

Gjennomføring av klubbmøte

Klubbmøte kan være mer uformelt enn årsmøte. Her er det vanlig at klubbleder leder møtet og legger frem sakene. På klubbmøte har man med punktet «Eventuelt», slik at medlemmer kan ta opp andre saker. Man bør få til vedtak på alle sakene på klubbmøte. Er saken kun informasjon til medlemmene, kan vedtaket være «Saken tas til orientering». Men er det viktige saker som tillitsvalgte skal ta videre med ledelsen, bør man få til tydelige vedtak. For eksempel i sak om permitteringer, så kan vedtaket blir «Ansiennitet skal følges på tvers av aavdelinger».

Eksempel på referat fra klubbmøte: Referat klubbmøte montørklubben

 

Styremøter

Styret blir valgt på årsmøte i klubben, og er høyeste organ mellom årsmøtene. Styret bør bestå av medlemmer som reflekterer medlemsmassen på en god måte. Det bør være noen av hver avdeling, hvert fagmiljø osv. Årsmøte bestemmer hvor mange som skal sitte i styret. Les her hva som er fagforeningas anbefaling:

Det er ikke noen regler for hvor mange styremøter man skal ha i året. Dette vil variere fra klubb til klubb ut i fra størrelse og hvilke saker som er i bedriften. Fagforeninga anbefaler at man har jevnlige møter gjennom året, og at det settes opp en møteplan for hele året i god tid.

Styret har ikke krav på å ha møter i arbeidstiden. Det er kun de valgte tillitsvalgte etter Hovedavtalen som kan ha møter i arbeidstiden, og styret består ofte av flere medlemmer enn dette. Noen klubber velger å ha styremøter etter arbeidstid, mens noen klubber har gjort avtaler med bedriften om å ha hele eller deler av styremøte i arbeidstiden. Et eksempel på avtale er at man får betalt for 1 time for styremøte i måneden. Man starter styremøte kl 14.00 og tiden etter kl 15.00 går på egen tid.

Styret i klubben brukes til å forberede medlemsmøter, forhandlingsmøter og drøftingsmøter. I tillegg behandler styret saker som kommer fra medlemmene, bedriften og fagforeninga.

Fra styremøtene skrives det referat. Det er sekretæren sin jobb å skrive dette. Referatet sendes ut til alle medlemmene, slik at de kan holde seg oppdatert om hva som skjer i klubben.

Eksempel på referat fra styremøte: Referat styremøte montørklubben

 

Møte med nyansatte

Tillitsvalgte skal ha beskjed så tidlig som mulig om alle nyansettelser i bedriften. Nyansatte innenfor LOK-område, altså elektrikere, telekommunikasjonsmontører, lærlinger osv., skal få møte tillitsvalgte snarest mulig etter ansettelsen. Se Hovedavtalens § 8-1.

Det er viktig at nyansatte får møte tillitsvalgt. Det er tillitsvalgte som skal forhandle lønns- og arbeidsvilkår for vedkommende. Dette er også en fin mulighet for tillitsvalgte å verve nyansatte. For innmelding kan man gjøre det elektronisk her, eller last ned innmeldingsskjemaet.

Husk også at nyansatte skal plasseres inn i lønnsavtalen iht LOK § 3 E. Tillitsvalgte skal godkjenne innplasseringen i lønnssystemet.

 

Møter i arbeidstiden

Utvalget av tillitsvalgte som er valgt iht Hovedavtalen kan ha møter i arbeidstiden uten trekk i lønn, så lenge dette er avklart med bedriften.

Medlemsmøter i arbeidstid kan holdes når;

  • Det er årsmøte og man skal velge tillitsvalgte
  • Når det er avstemming over tariffoppgjør, altså uravstemning på hovedoppgjør
  • Når tillitsvalgte i forståelse med ledelsen er av den oppfatning at avgjørelser i saker må fattes omgående eller at saker av særlig viktighet skal behandles

Dette er hjemlet i Hovedavtalens § 5-6 punkt 4.

Mange klubber velger å ha årsmøte etter arbeidstid mot at bedriften betaler støtte til klubben, slik at de kan kjøpe inn servering til møtet.